Mail Migration Factory

Unsere Tagesgeschäft in den vergangenen drei Jahren und vermutlich auch in den nächsten beiden Jahren ist die Mail-Migration von Notes/Domino nach Outlook/Exchange, wobei die Variante Office365 mehr und mehr genutzt wird.

Wir nähern uns der Mail Migration Factory.

Ziel ist selbstverständlich immer: Optimaler Komfort! Möglichst schnell! Keine Collateralschäden! Billig!

Der Komfort, d.h. die Qualität des für den Endanwender sichtbaren Ergebnisses, ist stark skalierbar. Zwischen Greenfield Approach, besonders beliebt beim Management solange sie nicht selbst davon betroffen sind, und dem Transfer des letzten Archives aus der letzten Serverecke besteht ein Unterschied in Aufwand und Ergebnis. Zum Erzielen von Komfort und optimaler Akzeptanz braucht man Erfahrung und eigene Tools. Es geht sehr viel, wenn man Ahnung hat und sich Mühe gibt. Zum Schnell-sein und zur Vermeidung von Collateralschäden braucht man auch Erfahrung und vielleicht noch eine Schippe persönliches Engagement.

Bei manchen Kunden können wir aber trotzdem den gleichen Leistungsumfang erheblich billiger erbringen als bei einem anderen Kunden. Optimal ist: Leistungsfähige Hardware beim Kunden, eine schöne site-to-site-VPN-Verbindung und das Vertrauen des Kunden, das sich in großzügigen Zugängen zu allen beteiligten Systemen für die beteiligten holistic-net-Mitarbeiter darstellt. Dann kann man auch mal eine Migration, für die man 30 Tage eingeplant hat, in 15 Tagen durchziehen.

Auch wenn wir an einem solchen Projekt weniger Geld verdienen, flockig arbeiten macht erheblich mehr Spaß als der Kampf gegen die Windmühlen im Providergestrüpp und den organisatorischen Formalkram im IT-Business. Das nächste Projekt wartet ja bereits.

holistic-net Produkte unter dem Weihnachtsbaum

weihnachtsbaum

Rechtzeitig zur Verwendung von Restbudgets 2016 oder den neuen Budgets 2017 bringen wir fünf Produkte neu oder als neue Releases auf den Markt.

Aus der grünen Produktlinie, den IBM Connections related products:

  • holistic connections content export 2.0 (hc²e)
    Content aus IBM Connections selektieren und in statisches HTML exportieren. Zu Archivierungszwecken, als persönliche Datensicherung, zur Offline-Verfügbarkeit, …
    Nebenbei gesagt,  hc²e ist ein prima Navigator für IBM Connections.

capture1

  • holistic connections mail service 1.1 (hcms)
    Einfach die Email-Adresse einer Community zum Verteiler hinzufügen oder empfangene Emails an die Community weiterleiten und vorbei ist das lästige manuelle Nachtragen von Content, der in eine Community gehört. (general availability 12.12.2016)

capture-hcms-architecture

Aus der blauen Produktlinie, den Cross-Plattform-Produkten:

  • holistic smart café 3.0 (hsc)
    One click to call, email, search, locate …
    Windows-Client, Browser App, iOS App, Android App zum parallelen Zugriff auf eine Vielfalt von Kontaktdatenquellen, wie z.B. Outlook/Exchange/O365, Notes/Domino/Smartcloud, LDAP, XING, Salesforce, Sugar, Dynamics. Seit kurzem ist unser hsc im AppleStore verfügbar, die Android Version im Google Playstore folgt noch in diesem Jahr.

capture-neumann

  • holistic outlook bridge 2.0 (hob)
    Die Lösung zum Betrieb von Notes Applikationen mit Mail Enablement für Outlook/O365-User. COM-Schnittstelle für den Notes Client und Outlook-Add-On. Automatischer Transfer von Content zwischen Notes und Outlook. Beibehaltung von Mail-Funktuionalität in Notes Applikationen. Beseitigt Hürden in Migrationsprojekten.

capture-hob-architecture

Aus der roten Produktlinie, den Notes related products:

  • holistic application management 4.5 (ham)
    Unser Klassiker. Neues User Interface mit Dashboard. Vielfältige Erweiterung um Funktionalitäten rund um Migrationsprozesse. Schnittstelle zu Quest Notes Migrator Exchange. Das wertvolle Tool zum Managen des Mail- und Applikationsbestandes auf Basis IBM Notes/Domino sowie zur Vorbereitung und Durchführung von Migrationsprojekten.

capture-ham-migration

Demo-Versionen oder Testversionen können unter sales@holistic-net.de angefordert werden.

Merken

Migrationsumtriebe

migrationtoolsÜber das Thema Migration zu reden ist unter Berücksichtigung unserer Partner-Befindlichkleiten nicht ganz einfach. Als altgedienter IBM Business Partner tritt man nicht so lautstark an die Öffentlichkeit. Aber es ist der Markt der Stunde und wir sind Spezialisten für das Thema „Mailmigration IBM Notes/Domino –> Microsoft Outlook/Exchange“. Auch wichtig: Wir lassen die Notes Applikationen dabei nicht im Regen stehen. Unser Partner IBM will davon aber verständlicherweise gar nichts wissen,  und der Partner Microsoft redet den Bedarf für ein Migrationsbudget eher klein, um die Kunden nicht abzuschrecken. Über das FastTrack Center läuft eine Migration fast von alleine. 🙂

Dass Migration ein heißer Markt ist, zeigt sich allein darin, dass immer mehr IBM Business Partner Tools zur Applikationsanalyse und zur Migrationsunterstützung anbieten. Die technischen Analysen müssen allerdings am Ende in Migrationsaufwände in € umgerechnet werden. Und da ist Erfahrung gefragt. Man ist sich zumindest einig, dass es den Zweimal-in-die-Hände-klatschen-Prozess nicht gibt. Entscheidend für Machbarkeit und Aufwand ist einerseits der Heterogenitätsgrad der Mail-Umgebung und deren administrative Qualität und andererseits die Verflechtung von Notes Applikation mit der Mailing-Welt. Der Projekterfolg liegt wie so oft in der perfekten Vorbereitung.

In der Migrationspraxis ist fast alles möglich, das Full Comfort Program aber auch etwas aufwendiger. Es gibt viele Fallen, die zwar im Migrationsprojekt als Collateralschaden deklariert werden können, der Endanwender ist aber eher unglücklich, wenn diese Schäden überwiegen.

Der IBM-Kotau namens IMSMO (IBM Mail Support for Microsoft Outlook) ist aus unserer Sicht keine vollwertige Lösung und wird den Migrationszug nicht nennenswert bremsen.

Also harren wir der weiteren Anfragen zu Migrationsprojekten. Ob nochmal on-premise oder in die Cloud ist dabei fast egal.

Services und Tools im Migrationsumfeld

Migration-StepsIm Umfeld einer Mail-Migration von IBM Notes nach Microsoft Outlook ergeben sich bei allen Kunden immer wieder die gleichen Phasen.

  • In der ersten Phase bewegen wir uns in einer reinen Notes/Domino-Infrastruktur. Die Infrastrukturprojekte entstehen durch Konsolidierungen, Merger, Optimierungen. Ein kontinuierliches Mail&Application Management ist gefragt.
  • Das Thema „Migration“ kommt auf. Man stellt aber fest, dass man über das Mengengerüst nicht klar informiert ist, die Risiken nicht so richtig einschätzen kann, noch kein Migrationskonzept hat, und aufgeräumt müsste auch mal werden.
  • Die Mail-Migration startet, die Exchange Infrastruktur wird on-premise oder in der Cloud aufgebaut. Man benötigt Tools für Planung, Management und operative Durchführung des Migrationsprojektes.
  • Da eine Mail-Migration in den seltensten Fällen als Big Bang funktioniert, muss man sich über bestimmte Coexistence-Funktionalitäten Gedanken machen. Brauchen wir Free/Busy systemübergreifend? Brauchen wir Korrekturen von Misslichkeiten in der Terminabstimmung?
  • Die eigentliche Mail-Migration ist abgeschlossen. Notes Applikationen leben weiter. Auch Applikationen mit Mail-Enablement. Aber, welch Überraschung, sie funktionieren nicht mehr wie gewünscht.

Im obigen Bild haben wir mal zusammengefasst mit welchen Services und mit welchen Tools wir unsere Kunden in allen Phasen begleiten. Wir lassen sie nie allein.

holistic application management – Werkzeugklassiker im Dauereinsatz

ham_migDie IT-Karawane zieht im Moment mit den Themen Digitale Transformation, Working-out-loud und Cognitive Computing durch die Lande.

Nebenbei gibt es aber noch ein bisschen old-school Business, z.B. Assessments der Notes Mail- und Applikationslandschaft oder – was die IBM Freunde nicht so gern hören – Mail-Migrationen von Notes/Domino nach Outlook/Exchange.

Unser holistic application management (ham) leistet da vorzügliche Arbeit. Aufräumen ist ein Dauergeschäft. „Be prepared!“ heißt das Motto.

Hier nur ein paar Fragestellungen in bunter Mischung, die ham in Sekunden beantwortet, wo andere tagelang suchen:

  • Welche Mailboxen haben keinen Owner im Domino NAB?
  • Wo stimmt das Clustering nicht?
  • Wo stimmt das Deployment von Applikationen nicht?
  • Sind meine Gruppen konsistent? Kann ich sie in das Active Directory übertragen?
  • Welche Gruppen werden wo und wie genutzt?
  • Sind die ACLs konsistent?
  • Gibt es Sicherheitslücken durch mangelhafte Signaturprozesse?
  • Habe ich überall Zugriff, wo ich ihn im Rahmen von Prozessen brauche?
  • Passt das Mapping der SMTP-Adresse mit dem Active Directory im Rahmen einer Mailmigration?
  • Haben alle User ihre Kontakte in der Mailbox oder hat die Synchronisation mit dem lokalen Adressbuch nie stattgefunden?
  • Wie kann ich die Notes ACLs auf Exchange-Zugriffsrechte mappen?
  • Welche Forwardingmechanismen gibt es?
  • Welche Komplexität haben die Applikationen?

Und zusätzlich wickeln wir das technische Projektmanagement einer Migration in ham ab.

Manches endet im Nirvana …

OpenMailGerade haben wir unser nächstes großes Assessment im Vorfeld einer Mailmigration von Notes/Domino nach Outlook/Exchange bzw. Office365 abgeschlossen. Wenn man eine Mailmigartion mit viel Schwung angeht, sollte man bedenken, dass damit einige Kollateralschäden in der Applikationslandschaft einher gehen können. Dann stellt sich ganz plötzlich die Frage: Welche Notes Applikationen könnten in ihrer Funktion unangenehm eingeschränkt sein, wenn ihnen das Mailsystem ganz oder teilweise entzogen wird? Coding, wie im Sreenshot gezeigt, greift dann ins Leere. Die Notes Mailbox gibt es nicht mehr oder sie ist zumindest leer. Wir helfen gerne mit schnellen, präzisen Assessments, damit das Heulen nicht zu groß wird.

Ab in die Cloud

clouddomex
Die Cloud drückt. Zweifelsohne wird in den nächsten Jahren viel IT in der Cloud landen, auch IT von Unternehmen, die das bisher kategorisch abgelehnt haben. Es ist mal wieder der Kostendruck, der andere Überlegungen wie z.B. die Sicherheitsbedenken bezüglich unternehmenskritischer Daten in den Hintergrund drängt. Vor allem Microsoft betätigt diesen Hebel intensiv, aber auch die IBM würde ihre Schäfchen lieber in ihrer Cloud sehen. Vordergründig wird mit den reduzierten Kosten für Commodity Services argumentiert, mit schnellerer, weil zentraler Updatefähigkeit, mit dem Segen der Standardisierung. Aus technologischer Sicht stimme ich all dem zu. Im Hintergrund steht aber auch die Bindung des Kunden an die Cloud des Providers, technologisch und ökonomisch. Sicherlich wird manche Standardisierung – und nur mit der sind die niedrigeren Kosten zu erzielen – mit Schmerzen verbunden sein, und manchen Unternehmen wird auffallen, dass sie sich über die Jahre reichlich viel Customizing ihrer Mailfunktionalität zugelegt haben bzw. diese enger als gedacht mit der Applikationslandschaft verwoben ist. Dies betrifft vor allem die Notes Kunden. Unternehmen, die bereits seit Jahren Outlook/Exchange benutzen, fällt der Weg in die Cloud leichter. Bedenklich finde ich allerdings die technologische Bindung an eine proprietäre Cloud. So allgemein und offen der Begriff Cloud auch klingt, die Technik in der jeweiligen Cloud ist proprietär. Der technologische Handlungsspielraum für die Zukunft wird dort wesentlich kleiner sein als in den bisherigen on-premise Environments. Als holistic-net sehen wir in 2014 weitere Assessments und Migrationen auf uns zukommen. Wir sind wohl präpariert, um zumindest optimales Licht in Migrationsvorhaben aller Art zu bringen, und die Migrationen durchzuführen. Und wenn´s dann die Cloud sein soll, dann isses eben die Cloud.

holistic outlook bridge

holistic-outlook-bridgeMan muss ja nicht ewig warten mit Ankündigungen. Angeregt durch viele Projekterfahrungen im vergangenen Jahr haben wir ein Produkt „holistic outlook bridge“ entwickelt. Es ist den Unternehmen eine wertvolle Hilfe, die einen Wechsel des Email-Systems von Notes nach Outlook vollziehen wollen oder bereits vollzogen haben, die aber bis auf weiteres Notes Applikationen betreiben und nutzen.
Wollen Sie wissen, wie man aus einem Outlook Folder Mails in eine Notes Applikation kopieren kann, wie man den Aufruf von Standard-Mail-Funktionen in Notes auf Outlook umbiegt oder wie man einen Outlook Folder aus einer Notes Applikation direkt aufruft oder in eine Notes Applikation einbettet? Mitte Januar gehen wir in den Betatest. FCS wird irgendwann in Q1/2014 sein. Weitere Infos auf Anfrgae.

Es grüßt das Hamsterrad

hamsterradEs ist Zeit mal dem Eindruck entgegen zu wirken, dass sich nichts Berichtenswertes tut in unserem Büroalltag. Dem ist wirklich nicht so. Ein Manko ist allerdings, dass man nicht so einfach über laufende Kundenprojekte berichten kann und darf. Stoff gäbe es da genug. Eine kleine persönliche Tageszusammenfassung mit anonymisierten Kundenbezügen sieht folgendermaßen aus:

  • Start in den Tag mit einem internen Meeting zum Thema „Installation des Quest Coexistence Migrators for Notes“ bei Kunde A
  • Arbeit an einem high-sophisticated Excel-Sheet zur Kalkulation der Recoding-Kosten für die Notes Applikationslandschaft für Kunde B unter dem Aspekt des Wechsels des Email-Systems von Domino/Notes nach Exchange/Outlook
  • Internes Meeting zur Angebotserstellung für ein Recruiting Portal bei Kunde C
  • Telefonkonferenz zur Planung einer IBM Connections Installation bei Kunde D
  • Telefonkonferenz zur Planung der Email-Migration Notes->Outlook für 50 Mitarbeiter an drei Standorten in Argentinien bei Kunde E
  • Vorbereitung eines Meetings bei Kunde F zur Implementierung einer neuen, kleinen Notes-Applikation (auch das gibt es noch)
  • Internes Meeting mit Präsentation einer SharePoint-Site für Kunde A. Erkenntnis, dass man InfoPath Services die SharePoint Enterprise Edition Lizensierung braucht
  • Telefonkonferenz, in der ein Partner seine Industry 4.0 Lösung präsentiert, mit deren Output wir wiederum den Connections Activity Stream füttern wollen

Nicht jeder Tag ist so vielfältig wie dieser, zumal Vielfalt auch ganz schön anstrengend sein kann, aber schlafen tun wir nicht.