Mail Migration Factory

Unsere Tagesgeschäft in den vergangenen drei Jahren und vermutlich auch in den nächsten beiden Jahren ist die Mail-Migration von Notes/Domino nach Outlook/Exchange, wobei die Variante Office365 mehr und mehr genutzt wird.

Wir nähern uns der Mail Migration Factory.

Ziel ist selbstverständlich immer: Optimaler Komfort! Möglichst schnell! Keine Collateralschäden! Billig!

Der Komfort, d.h. die Qualität des für den Endanwender sichtbaren Ergebnisses, ist stark skalierbar. Zwischen Greenfield Approach, besonders beliebt beim Management solange sie nicht selbst davon betroffen sind, und dem Transfer des letzten Archives aus der letzten Serverecke besteht ein Unterschied in Aufwand und Ergebnis. Zum Erzielen von Komfort und optimaler Akzeptanz braucht man Erfahrung und eigene Tools. Es geht sehr viel, wenn man Ahnung hat und sich Mühe gibt. Zum Schnell-sein und zur Vermeidung von Collateralschäden braucht man auch Erfahrung und vielleicht noch eine Schippe persönliches Engagement.

Bei manchen Kunden können wir aber trotzdem den gleichen Leistungsumfang erheblich billiger erbringen als bei einem anderen Kunden. Optimal ist: Leistungsfähige Hardware beim Kunden, eine schöne site-to-site-VPN-Verbindung und das Vertrauen des Kunden, das sich in großzügigen Zugängen zu allen beteiligten Systemen für die beteiligten holistic-net-Mitarbeiter darstellt. Dann kann man auch mal eine Migration, für die man 30 Tage eingeplant hat, in 15 Tagen durchziehen.

Auch wenn wir an einem solchen Projekt weniger Geld verdienen, flockig arbeiten macht erheblich mehr Spaß als der Kampf gegen die Windmühlen im Providergestrüpp und den organisatorischen Formalkram im IT-Business. Das nächste Projekt wartet ja bereits.

Migrationsumtriebe

migrationtoolsÜber das Thema Migration zu reden ist unter Berücksichtigung unserer Partner-Befindlichkleiten nicht ganz einfach. Als altgedienter IBM Business Partner tritt man nicht so lautstark an die Öffentlichkeit. Aber es ist der Markt der Stunde und wir sind Spezialisten für das Thema „Mailmigration IBM Notes/Domino –> Microsoft Outlook/Exchange“. Auch wichtig: Wir lassen die Notes Applikationen dabei nicht im Regen stehen. Unser Partner IBM will davon aber verständlicherweise gar nichts wissen,  und der Partner Microsoft redet den Bedarf für ein Migrationsbudget eher klein, um die Kunden nicht abzuschrecken. Über das FastTrack Center läuft eine Migration fast von alleine. 🙂

Dass Migration ein heißer Markt ist, zeigt sich allein darin, dass immer mehr IBM Business Partner Tools zur Applikationsanalyse und zur Migrationsunterstützung anbieten. Die technischen Analysen müssen allerdings am Ende in Migrationsaufwände in € umgerechnet werden. Und da ist Erfahrung gefragt. Man ist sich zumindest einig, dass es den Zweimal-in-die-Hände-klatschen-Prozess nicht gibt. Entscheidend für Machbarkeit und Aufwand ist einerseits der Heterogenitätsgrad der Mail-Umgebung und deren administrative Qualität und andererseits die Verflechtung von Notes Applikation mit der Mailing-Welt. Der Projekterfolg liegt wie so oft in der perfekten Vorbereitung.

In der Migrationspraxis ist fast alles möglich, das Full Comfort Program aber auch etwas aufwendiger. Es gibt viele Fallen, die zwar im Migrationsprojekt als Collateralschaden deklariert werden können, der Endanwender ist aber eher unglücklich, wenn diese Schäden überwiegen.

Der IBM-Kotau namens IMSMO (IBM Mail Support for Microsoft Outlook) ist aus unserer Sicht keine vollwertige Lösung und wird den Migrationszug nicht nennenswert bremsen.

Also harren wir der weiteren Anfragen zu Migrationsprojekten. Ob nochmal on-premise oder in die Cloud ist dabei fast egal.

Services und Tools im Migrationsumfeld

Migration-StepsIm Umfeld einer Mail-Migration von IBM Notes nach Microsoft Outlook ergeben sich bei allen Kunden immer wieder die gleichen Phasen.

  • In der ersten Phase bewegen wir uns in einer reinen Notes/Domino-Infrastruktur. Die Infrastrukturprojekte entstehen durch Konsolidierungen, Merger, Optimierungen. Ein kontinuierliches Mail&Application Management ist gefragt.
  • Das Thema „Migration“ kommt auf. Man stellt aber fest, dass man über das Mengengerüst nicht klar informiert ist, die Risiken nicht so richtig einschätzen kann, noch kein Migrationskonzept hat, und aufgeräumt müsste auch mal werden.
  • Die Mail-Migration startet, die Exchange Infrastruktur wird on-premise oder in der Cloud aufgebaut. Man benötigt Tools für Planung, Management und operative Durchführung des Migrationsprojektes.
  • Da eine Mail-Migration in den seltensten Fällen als Big Bang funktioniert, muss man sich über bestimmte Coexistence-Funktionalitäten Gedanken machen. Brauchen wir Free/Busy systemübergreifend? Brauchen wir Korrekturen von Misslichkeiten in der Terminabstimmung?
  • Die eigentliche Mail-Migration ist abgeschlossen. Notes Applikationen leben weiter. Auch Applikationen mit Mail-Enablement. Aber, welch Überraschung, sie funktionieren nicht mehr wie gewünscht.

Im obigen Bild haben wir mal zusammengefasst mit welchen Services und mit welchen Tools wir unsere Kunden in allen Phasen begleiten. Wir lassen sie nie allein.

holistic application management – Werkzeugklassiker im Dauereinsatz

ham_migDie IT-Karawane zieht im Moment mit den Themen Digitale Transformation, Working-out-loud und Cognitive Computing durch die Lande.

Nebenbei gibt es aber noch ein bisschen old-school Business, z.B. Assessments der Notes Mail- und Applikationslandschaft oder – was die IBM Freunde nicht so gern hören – Mail-Migrationen von Notes/Domino nach Outlook/Exchange.

Unser holistic application management (ham) leistet da vorzügliche Arbeit. Aufräumen ist ein Dauergeschäft. „Be prepared!“ heißt das Motto.

Hier nur ein paar Fragestellungen in bunter Mischung, die ham in Sekunden beantwortet, wo andere tagelang suchen:

  • Welche Mailboxen haben keinen Owner im Domino NAB?
  • Wo stimmt das Clustering nicht?
  • Wo stimmt das Deployment von Applikationen nicht?
  • Sind meine Gruppen konsistent? Kann ich sie in das Active Directory übertragen?
  • Welche Gruppen werden wo und wie genutzt?
  • Sind die ACLs konsistent?
  • Gibt es Sicherheitslücken durch mangelhafte Signaturprozesse?
  • Habe ich überall Zugriff, wo ich ihn im Rahmen von Prozessen brauche?
  • Passt das Mapping der SMTP-Adresse mit dem Active Directory im Rahmen einer Mailmigration?
  • Haben alle User ihre Kontakte in der Mailbox oder hat die Synchronisation mit dem lokalen Adressbuch nie stattgefunden?
  • Wie kann ich die Notes ACLs auf Exchange-Zugriffsrechte mappen?
  • Welche Forwardingmechanismen gibt es?
  • Welche Komplexität haben die Applikationen?

Und zusätzlich wickeln wir das technische Projektmanagement einer Migration in ham ab.

Eine wunderschöne Veranstaltung zum Thema Office365 im PS Speicher in Einbeck

psspeicherGestern hatten wir gemeinsam mit mod eine gut besuchte, spannende, unterhaltsame Veranstaltung zum Thema Office365 im schicken PS Speicher in Einbeck. Empfehlenswerte Location. Danke für die tolle Zusammenarbeit und die Veranstaltungsorganisation an mod.

Hier der Link zum PDF meines Vortrages über Planung und Projektmanagement von Migartionen. PM bei Migrationen

Migration mit Quest NME

QuestMigZur Zeit sind wir mal wieder mit einer spannenden Migration von Domino/Notes nach Outlook/Exchange beschäftigt. Tut mir leid für die Notes-Fans, aber „so ist der Leben“. Das Geheimnis solcher Migrationen ist die solide Vorarbeit inkl. intensivem Aufräumen, die tauglichen Werkzeuge Quest NME und ham (holistic application management), ein erfahrenes Team mit allen notwendigen Skills und Ruhe und Überblick. Die telefonische Statusmeldung am Freitag um 22:00 wird dann fast zum Happening.

Plattform Perspektiven – Messaging & Collaboration

MigrationspfadeBei der DNUG Konferenz in Karlsruhe hatten wir eine Podiumsdiskussion zu der im Bild dargestellten Architekturstrategie für Messaging & Collaboration. Bevor ich zu den Pfeilen ein paar Statements abgebe sei gesagt, dass man die Grafik selbstverständlich beliebig erweitern kann. Die Cloud-Optionen im Markt sind vielfältiger als dargestellt, weil es in der Praxis nicht nur um die Angebote von IBM und Microsoft geht. Als weitere Dimension ließe sich noch die Frage „Browser oder Fat Client?“ hinzufügen, und die Entscheidung über die genutzten Devices ist auch nicht dargestellt. Die beglaubigte Maxime der IBM lautet: „Cloud first, mobile always!“
Auch ohne diese Dimensionen ist es schon schwierig alle Pfeile unterzubringen. Faktum ist, dass alles Dargestellte zur Zeit zur Diskussion steht. Ein paar Pfeile kann man sich sparen. Den Weg aus der Cloud zurück auf On-premise sehe ich bislang nicht. Dazu müsste erstens ein Entscheider zugeben, dass eine früher getroffene Entscheidung falsch war, was einer Sensation gleich käme. Zweitens müsste es tatsächlich Sinn machen, sich eine abgeschaffte Infrastruktur wieder ins Rechenzentrum zu stellen. Drittens müssten die Cloud-Anbieter entsprechende Migrationsprozesse unterstützen, was sie nicht tun werden.
Aus ähnlichen Gründen kann man auch auf den Pfeil zwischen den Cloud-Angeboten verzichten. Am ehesten könnte sich vielleicht Messaging mittelfristig auch in allen Details so zur Commodity entwickeln, dass man ähnlich, wie beim Stromnetz oder beim Handy den Provider jeden Montag wechselt. Halte ich aber für unwahrscheinlich, da Messaging bei aller Standardisierung von Formaten doch zu proprietär ist.

Der dunkelblaue Pfeil – Wechsel des Mail-Systems von Outlook/Exchange zu Notes/Domino – ist zwar diskutabel und kommt gelegentlich vor, wird aber in freier Wildbahn sehr selten beobachtet.

Die Pfeile vom Microsoft Stack „On premise“ zu Office365 oder Azure interessieren auf einer DNUG Konferenz nicht wirklich. Das ist sozusagen Microsoft-interner Kannibalismus. Im Markt jenseits der IBM-Brille interessieren sie natürlich sehr intensiv. Dazu mehr zu einem anderen Zeitpunkt.

Im Fokus der Podiumsdiskussion standen die Fragestellungen: Wohin geht Notes Email und wohin gehen die Notes Applikationen? In unseren Kundenprojekten hat man gelegentlich den Eindruck, dass sich die Optionen gegenseitig überholen. Da wird zuerst ein Wechsel nach Outlook/Exchange geplant und dann öffnet sich plötzlich das Fenster zur Cloud und ein neuer Wind kommt ins Projekt. Die SmartCloud steht gelegentlich auch zur Diskussion, aber so gnaz angekommen ist sie in Deutschland noch nicht. Ich habe den Eindruck, die IBM will zumindest immer noch nicht öffentlich über mögliche Gründe für einen Wechsel vieler Kunden zum Microsoft Stack diskutieren. Am häufigsten versteckt man sich hinter dem schicksalhaften Wechsel des CIO oder CFO, der einfach wider besserem technologischem Wissens oder auch frei von Wissen etwas Neues machen will. Da kann man als Techi dann nichts tun. Höhere Macht. Im Markt sind mir andere Argumente im Ohr, wie z.B. die bessere Integration in Microsoft Office (was mehr oder minder selbstverständlich ist und am Quasi-Monopolismus von Microsoft liegt), die höhere Investitionssicherheit bei Microsoft oder schlicht die Reduktion der vendor list unter der Prämisse, dass SAP und Microsoft gesetzt sind. Einig war man sich in der Podiumsdiskussion, dass ein alleiniger Wechsel des Email-Systems eher einer Geldverbrennung gleich kommt, weil die Funktionalität Jacke wie Hose ist. Klar ist auch, dass die Scheu vor der Cloud nachlassen wird, dass die Hersteller in ihren Cloud-Angeboten nachbessern werden, aber auch dass die Hersteller mittelfristig On-Premise-Angebote so unattraktiv machen werden, dass man gar nicht anders kann als in die Cloud zu gehen.

Bei der Applikationslandschaft ist eine Entscheidung sehr viel schwieriger zu treffen als im Bereich Email. Angefangen von vielfältigen internen Schnittstellen der Applikationen in der gesamten IT-Architektur eines Unternehmens, über viele offene Fragen im Betrieb von Applikationen in der Cloud, über Flexibilität, Konfigurierbarkeit, TCO und anderes, das Lemming-Rennen in die Cloud ist da noch gebremst. Hier sehe ich eher private Cloud Konstrukte jenseits der großen Anbieter, die flexibler sein können als SmartCloud, Office365 oder Azure. Selbstverständlich gibt es manche eher triviale Applikationslandschaft, die durch elegante SharePoint-Umsetzungen ablösbar ist, es gibt aber auch die hochkomplexe Notes Applikationslandschaft, die zumindest kurzfristig genau so bleiben muss, wie sie ist, oder auch aus Kostengründen in kleinen Schritten irgendwohin weiter entwickelt werden muss. Ob das dann XPages heißt oder SAP oder SharePoint oder eine teure Java Entwicklung, ist im Einzelfall zu prüfen. In jedem Fall wird Geld in die Hand genommen.

Intensiv zu diskutieren sind natürlich auch die Themen Koexistenz und Hybrid, was wir in der knappen Zeit der Podiumsdiskussion auf der DNUG nicht geschafft haben. Klar ist, dass beides Kompromisse sind und beides nicht das langfristige Ziel für eine Infrastruktur sein sollten. Temporär hat man immer Koexistenz oder Hybrid und wenn es sich nur um Tage oder Wochen handelt. Ein Highlight ist natürlich immer das Big Bang Szenario, in dem man das Büro am Freitag auf der alten Plattform verlässt und am Montag auf der Neuen weitermacht. Dazu müssen allerdings ideale Rahmenbedingungen gegeben sein und auf der neuen Plattform muss eher ein greenfield approach erfolgen. Datenmigration und Big Bang beißen sich.

Angesichts der Tatsache, dass ein interessantes Abendprogramm auf mich wartet, aber auch weil Blogeinträge nicht so lang sein sollen, weil sie sonst keiner liest, will ich es an dieser Stelle mal genug sein lassen. Es gibt noch viel zu diskutieren und noch viel mehr zu tun.

Manches endet im Nirvana …

OpenMailGerade haben wir unser nächstes großes Assessment im Vorfeld einer Mailmigration von Notes/Domino nach Outlook/Exchange bzw. Office365 abgeschlossen. Wenn man eine Mailmigartion mit viel Schwung angeht, sollte man bedenken, dass damit einige Kollateralschäden in der Applikationslandschaft einher gehen können. Dann stellt sich ganz plötzlich die Frage: Welche Notes Applikationen könnten in ihrer Funktion unangenehm eingeschränkt sein, wenn ihnen das Mailsystem ganz oder teilweise entzogen wird? Coding, wie im Sreenshot gezeigt, greift dann ins Leere. Die Notes Mailbox gibt es nicht mehr oder sie ist zumindest leer. Wir helfen gerne mit schnellen, präzisen Assessments, damit das Heulen nicht zu groß wird.

Design Scan von Notes Applikationen

hds

Unser großer Sport in vielen Projekten ist z.Zt. der Design Scan von Tausenden von Notes Applikationen zu diversen Zwecken. Mal ist es die Vorbereitung von Konsolidierungsprojekten, mal ist es die Vorbereitung von Modernisierungsmaßnahmen in der Applikationslandschaft, oft ist es aber auch die Vorbereitung zu einer Migration  der Maillandschaft in Richtung Microsoft Exchange und der Applikationslandschaft in Richtung Microsoft SharePoint oder anderer Plattformen.

Da es sich hier um Massenrecherchen dreht, steht Effizienz im Vordergrund. Auffinden von Pattern, effizientes Tagging von oft Hunderttausenden von Results, Aggregation zu Problem-Clustern, Identifizieren von Lösungswegen. Das menschliche Auge und der erfahrene Entwickler sind trotz weitestgehender Automatisierung der Prozesse unerlässlich. Das endet schon mal in dem Spruch: „Ich kann heute keinen Notes-Code mehr sehen!“