Mail Migration gegen Managed Services

Managed Services klingen nach einer guten Idee. Jeder macht, was er kann. Der Kunde kümmert sich um sein Kerngeschäft. Die IT-Services kauft er bei einem Provider ein. Der Provider bietet Netzwerk, Application Server, Mail Server, File Server, Storage, virtuell und als Blech, alles gewürzt mit einer fetten Prise Firewalls und Proxys, ein Schuß MDM dazu und oben drauf noch Identity Management. Hochverfügbar im Tier-4-Rechenzentrum.

Ein bisschen kniffliger wird dann der Leistungskatalog. Grundprinzip des Kunden: Ich will alles! Zumindest Kulanz und Flexibilität.Grundprinzip des Providers: Wir machen nur, was im Leistungskatalog beschrieben ist. Wenn der Leistungskatalog aus Sicht des Kunden schlecht verhandelt ist, wird jeder zweite Handgriff des Providers gesondert abgerechnet. Kulanz ist da eher nicht das prägende Stichwort.

Das mag dennoch alles ganz nett funktionieren, wenn das Service Konstrukt im eingeschwungenen Zustand ist, und keiner daran rüttelt. Ein kleiner Change Request hier, eine kleine Erweiterung des Leistungskataloges dort. Leben und leben lassen.

Was vermutlich in keinem Leistungskatalog steht, kann aber passieren. Der Kunde bestellt eine „Mail Migration Notes/Domino nach Outlook/Exchange/O365“. Anfangs denken alle Beteiligten noch „lass kommen“. Die Puzzlesteine werden sich schon irgendwo im Leistungskatalog finden. Aber dann stellt sich heraus, dass das Projekt an den Grundfesten der Managed Services rüttelt.

Das Projektteam fordert:

  • Vollzugriff auf das Active Directory
  • Vollzugriff auf das Domino Directory
  • Vollzugriff auf die Domino Server
  • Vollzugriff auf die Exchange Infrastruktur oder die Cloud-Komponenten
  • Vollzugriff auf Migrationsmaschinen
  • Ein Change Request Window für den gesamten Projektzeitraum
  • Öffnen von Firewalls für neue Ports und Maschinen
  • und, und, und …

Der Provider sagt: „Geht nicht, gibt´s nicht!“. Und schon steckt das Projekt im Sand. Die Dauerschleife heißt dann: Bedarfe formulieren (die man unter anderen Bedingungen in 5 Minuten umsetzen könnte), diskutieren, verhandeln, beschließen oder auch nicht, warten, warten, warten. Der Provider besteht aus Sicht des Projektteams aus einer Ansammlung von grauen Männern, die einem die Zeit stehlen. Abgeschottet durch den Stellverteter des „Systems“, den Service Delivery Manager. Da kommt tägliche Freude auf.

Wenn das Migrationsziel die Cloud ist, läutet zusätzlich eine Vielzahl von Alarmglocken bei allen Beteiligten: Wie sind wir sicher? Wer ist in Zukunft für was verantwortlich? Was macht Microsoft? Was war eine Illussion, weil es Microsoft nicht macht? Sind wir „cloud ready“?

Der Kunde selbst trägt natürlich auch mit seinen Befindlichkeiten zum Versanden bei. Als Höhepunkt fordert das Projektteam noch den Zugriff auf die Mailboxen, auch die des Vorstandes. „Das haben wir jetzt so nicht gewußt!“. Aber wie soll man sonst Mails migrieren? Mancher Kunde kommt einem vor wie der Patient beim Arzt, der über eine klaffende Wunde am Oberschenkel klagt, sich aber weigert die Hose auszuziehen.

Unterm Strich würde ich sagen: „Managed Services bei einem externen Provider verdoppeln oder verdreifachen die Projektkosten und die Laufzeit des Migrationsprojektes.“ Wer sich das leisten kann und will, der sei beglückwünscht. Wer nicht, dem sollte das Projektteam sehr frühzeitig den vollen Umfang des Dilemmas offenbaren. Ansonsten wird das zur Schnitzeljagd mit Grabenkämpfen und endet in Frustration und endlosen Vorwürfen.

Beruhigend wirkt dann lediglich, wenn die Projektleitung sagt: “ Wir halten am Abschlußtermin des Projektes fest und Nachtragsbudgets sind leider nicht möglich!“

Mail Migration Factory

Unsere Tagesgeschäft in den vergangenen drei Jahren und vermutlich auch in den nächsten beiden Jahren ist die Mail-Migration von Notes/Domino nach Outlook/Exchange, wobei die Variante Office365 mehr und mehr genutzt wird.

Wir nähern uns der Mail Migration Factory.

Ziel ist selbstverständlich immer: Optimaler Komfort! Möglichst schnell! Keine Collateralschäden! Billig!

Der Komfort, d.h. die Qualität des für den Endanwender sichtbaren Ergebnisses, ist stark skalierbar. Zwischen Greenfield Approach, besonders beliebt beim Management solange sie nicht selbst davon betroffen sind, und dem Transfer des letzten Archives aus der letzten Serverecke besteht ein Unterschied in Aufwand und Ergebnis. Zum Erzielen von Komfort und optimaler Akzeptanz braucht man Erfahrung und eigene Tools. Es geht sehr viel, wenn man Ahnung hat und sich Mühe gibt. Zum Schnell-sein und zur Vermeidung von Collateralschäden braucht man auch Erfahrung und vielleicht noch eine Schippe persönliches Engagement.

Bei manchen Kunden können wir aber trotzdem den gleichen Leistungsumfang erheblich billiger erbringen als bei einem anderen Kunden. Optimal ist: Leistungsfähige Hardware beim Kunden, eine schöne site-to-site-VPN-Verbindung und das Vertrauen des Kunden, das sich in großzügigen Zugängen zu allen beteiligten Systemen für die beteiligten holistic-net-Mitarbeiter darstellt. Dann kann man auch mal eine Migration, für die man 30 Tage eingeplant hat, in 15 Tagen durchziehen.

Auch wenn wir an einem solchen Projekt weniger Geld verdienen, flockig arbeiten macht erheblich mehr Spaß als der Kampf gegen die Windmühlen im Providergestrüpp und den organisatorischen Formalkram im IT-Business. Das nächste Projekt wartet ja bereits.

holistic-net Produkte unter dem Weihnachtsbaum

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Rechtzeitig zur Verwendung von Restbudgets 2016 oder den neuen Budgets 2017 bringen wir fünf Produkte neu oder als neue Releases auf den Markt.

Aus der grünen Produktlinie, den IBM Connections related products:

  • holistic connections content export 2.0 (hc²e)
    Content aus IBM Connections selektieren und in statisches HTML exportieren. Zu Archivierungszwecken, als persönliche Datensicherung, zur Offline-Verfügbarkeit, …
    Nebenbei gesagt,  hc²e ist ein prima Navigator für IBM Connections.

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  • holistic connections mail service 1.1 (hcms)
    Einfach die Email-Adresse einer Community zum Verteiler hinzufügen oder empfangene Emails an die Community weiterleiten und vorbei ist das lästige manuelle Nachtragen von Content, der in eine Community gehört. (general availability 12.12.2016)

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Aus der blauen Produktlinie, den Cross-Plattform-Produkten:

  • holistic smart café 3.0 (hsc)
    One click to call, email, search, locate …
    Windows-Client, Browser App, iOS App, Android App zum parallelen Zugriff auf eine Vielfalt von Kontaktdatenquellen, wie z.B. Outlook/Exchange/O365, Notes/Domino/Smartcloud, LDAP, XING, Salesforce, Sugar, Dynamics. Seit kurzem ist unser hsc im AppleStore verfügbar, die Android Version im Google Playstore folgt noch in diesem Jahr.

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  • holistic outlook bridge 2.0 (hob)
    Die Lösung zum Betrieb von Notes Applikationen mit Mail Enablement für Outlook/O365-User. COM-Schnittstelle für den Notes Client und Outlook-Add-On. Automatischer Transfer von Content zwischen Notes und Outlook. Beibehaltung von Mail-Funktuionalität in Notes Applikationen. Beseitigt Hürden in Migrationsprojekten.

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Aus der roten Produktlinie, den Notes related products:

  • holistic application management 4.5 (ham)
    Unser Klassiker. Neues User Interface mit Dashboard. Vielfältige Erweiterung um Funktionalitäten rund um Migrationsprozesse. Schnittstelle zu Quest Notes Migrator Exchange. Das wertvolle Tool zum Managen des Mail- und Applikationsbestandes auf Basis IBM Notes/Domino sowie zur Vorbereitung und Durchführung von Migrationsprojekten.

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Demo-Versionen oder Testversionen können unter sales@holistic-net.de angefordert werden.

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Migrationsumtriebe

migrationtoolsÜber das Thema Migration zu reden ist unter Berücksichtigung unserer Partner-Befindlichkleiten nicht ganz einfach. Als altgedienter IBM Business Partner tritt man nicht so lautstark an die Öffentlichkeit. Aber es ist der Markt der Stunde und wir sind Spezialisten für das Thema „Mailmigration IBM Notes/Domino –> Microsoft Outlook/Exchange“. Auch wichtig: Wir lassen die Notes Applikationen dabei nicht im Regen stehen. Unser Partner IBM will davon aber verständlicherweise gar nichts wissen,  und der Partner Microsoft redet den Bedarf für ein Migrationsbudget eher klein, um die Kunden nicht abzuschrecken. Über das FastTrack Center läuft eine Migration fast von alleine. 🙂

Dass Migration ein heißer Markt ist, zeigt sich allein darin, dass immer mehr IBM Business Partner Tools zur Applikationsanalyse und zur Migrationsunterstützung anbieten. Die technischen Analysen müssen allerdings am Ende in Migrationsaufwände in € umgerechnet werden. Und da ist Erfahrung gefragt. Man ist sich zumindest einig, dass es den Zweimal-in-die-Hände-klatschen-Prozess nicht gibt. Entscheidend für Machbarkeit und Aufwand ist einerseits der Heterogenitätsgrad der Mail-Umgebung und deren administrative Qualität und andererseits die Verflechtung von Notes Applikation mit der Mailing-Welt. Der Projekterfolg liegt wie so oft in der perfekten Vorbereitung.

In der Migrationspraxis ist fast alles möglich, das Full Comfort Program aber auch etwas aufwendiger. Es gibt viele Fallen, die zwar im Migrationsprojekt als Collateralschaden deklariert werden können, der Endanwender ist aber eher unglücklich, wenn diese Schäden überwiegen.

Der IBM-Kotau namens IMSMO (IBM Mail Support for Microsoft Outlook) ist aus unserer Sicht keine vollwertige Lösung und wird den Migrationszug nicht nennenswert bremsen.

Also harren wir der weiteren Anfragen zu Migrationsprojekten. Ob nochmal on-premise oder in die Cloud ist dabei fast egal.

holistic application management – Werkzeugklassiker im Dauereinsatz

ham_migDie IT-Karawane zieht im Moment mit den Themen Digitale Transformation, Working-out-loud und Cognitive Computing durch die Lande.

Nebenbei gibt es aber noch ein bisschen old-school Business, z.B. Assessments der Notes Mail- und Applikationslandschaft oder – was die IBM Freunde nicht so gern hören – Mail-Migrationen von Notes/Domino nach Outlook/Exchange.

Unser holistic application management (ham) leistet da vorzügliche Arbeit. Aufräumen ist ein Dauergeschäft. „Be prepared!“ heißt das Motto.

Hier nur ein paar Fragestellungen in bunter Mischung, die ham in Sekunden beantwortet, wo andere tagelang suchen:

  • Welche Mailboxen haben keinen Owner im Domino NAB?
  • Wo stimmt das Clustering nicht?
  • Wo stimmt das Deployment von Applikationen nicht?
  • Sind meine Gruppen konsistent? Kann ich sie in das Active Directory übertragen?
  • Welche Gruppen werden wo und wie genutzt?
  • Sind die ACLs konsistent?
  • Gibt es Sicherheitslücken durch mangelhafte Signaturprozesse?
  • Habe ich überall Zugriff, wo ich ihn im Rahmen von Prozessen brauche?
  • Passt das Mapping der SMTP-Adresse mit dem Active Directory im Rahmen einer Mailmigration?
  • Haben alle User ihre Kontakte in der Mailbox oder hat die Synchronisation mit dem lokalen Adressbuch nie stattgefunden?
  • Wie kann ich die Notes ACLs auf Exchange-Zugriffsrechte mappen?
  • Welche Forwardingmechanismen gibt es?
  • Welche Komplexität haben die Applikationen?

Und zusätzlich wickeln wir das technische Projektmanagement einer Migration in ham ab.

Transparenz und Qualität – die (Über)Lebensgarantie für IBM Notes Mail- und Applikationslandschaften

ham-demoSeit einigen Tagen gibt es von unserem Klassiker holistic application management (ham) ein neues Release und eine Demoversion.

Administratoren sorgen mit ham für eine saubere Infrastruktur, IT-Manager planen mit ham Infrastruktur-Projekte, sichten Mengengerüste ihrer Mail- und Applikationslandschaft, Projektleiter steuern Migrationsprojekte, Controller steuern die Zuordnung der Mail- und Applikationsnutzung zu Kostenstellen, Endanwender informieren sich über die für sie angebotene Applikationsvielfalt.

Zusätzlich kommt es in fast jedem unserer Notes/Domino Infrastrukturprojekte zum Einsatz. Seien es Migrationen, Updates, Merger, OS-Plattformwechsel, Wechsel zu anderen Mail-Infrastrukturen oder Applikations-Assessments, ham ist immer dabei.

ham ist nun in der Version 4.0 verfügbar. Modernisiertes Frontend, zusätzliche Funktionalitäten, Reduktion der Bedienungskomplexität.

In der jüngsten Überarbeitung bieten wir eine Demo Version, die auf Anfrage zum Download bereitgestellt wird.

Für jeden den passenden Link:

  • Den Link zur Produktbeschreibung und einen Flyer Download
  • Den Link zu einem Video, das den Einsatz von ham in aller Kürze erläutert
  • Den Link zur Anforderung einer ham demo
  • Den Link zu einem Video, das die Installation der Demo Version und den initialen Datenimport erläutert.

Dell Quest Coexistence Manager Notes

CMNEin spannender Tag. Heute haben wir erfolgreich eine Coexistence Infrastruktur auf Basis des Coexistence Manager for Notes (CMN) für mehr als 80.000 User bei einem großen Kunden in Betrieb genommen. Die „wahre“ Infrastruktur ist um einiges komplexer als die stark vereinfachte Skizze. Komplexe DMZ-Strukturen, Verschlüsselung, Multi-Domain-Domino-Infrastruktur, externe Mail-Provider, Firewalls in Hülle und Fülle, Zertifikate und Office365 in der Cloud. Das sind die Hürden, die zu überwinden sind. Aber es läuft. Auch ein erfolgreiches Partnering mit Beck et al. Services.

Das muss ja auch mal gesagt werden

Domino microsoft-exchange
Mein erfahrener Kollege hatte die Aufgabe und das Vergnügen schnell mal eine Domino Server „from scratch“ zu installieren und danach das gleiche für einen Exchange Server zu wiederholen.

Für den Domino Server sah das wie folgt aus:

  • Suse Linux 11
  • Domino  8.5 plus Konfiguration
  • Update auf Domino 9 64 Bit
  • Gesamtaufwand: 1 Stunde

Für den Exchange Server ist der Prozess ongoing:

  • Windows Server 2008 R2 inkl. Service Packs danach 84 Updates, u.a. ein Hotfix, das per Email angefordert werden muss
  • Exchange Server 2013, eine endlose Schnitzeljagd nach immer neuen Paketen, die von der Microsoft-Website heruntergeladen werden müssen
  • Gesamtaufwand bislang: 1 Tag

Wäre es dem Weltkonzern und Fast-Monopolisten Microsoft vielleicht möglich ein komplettes Installationspaket anzubieten?

Selbstverständlich gibt es lange Wartezeiten, in denen man etwas anderes tun kann. Kaffee kochen, andere Verrichtungen, Zweitrechner suchen, etwas anderes auf dem selben Rechner tun, um den ganzen Prozess vielleicht noch weiter zu gefährden.

Bevor jetzt alle IBM Fans überlaut zustimmen: Mit Connections und Sametime bemüht sich die IBM auf Microsofts Pfaden zu folgen, zumindest was die Installationsgeschmeidigkeit betrifft.

 

 

Manches endet im Nirvana …

OpenMailGerade haben wir unser nächstes großes Assessment im Vorfeld einer Mailmigration von Notes/Domino nach Outlook/Exchange bzw. Office365 abgeschlossen. Wenn man eine Mailmigartion mit viel Schwung angeht, sollte man bedenken, dass damit einige Kollateralschäden in der Applikationslandschaft einher gehen können. Dann stellt sich ganz plötzlich die Frage: Welche Notes Applikationen könnten in ihrer Funktion unangenehm eingeschränkt sein, wenn ihnen das Mailsystem ganz oder teilweise entzogen wird? Coding, wie im Sreenshot gezeigt, greift dann ins Leere. Die Notes Mailbox gibt es nicht mehr oder sie ist zumindest leer. Wir helfen gerne mit schnellen, präzisen Assessments, damit das Heulen nicht zu groß wird.

Ab in die Cloud

clouddomex
Die Cloud drückt. Zweifelsohne wird in den nächsten Jahren viel IT in der Cloud landen, auch IT von Unternehmen, die das bisher kategorisch abgelehnt haben. Es ist mal wieder der Kostendruck, der andere Überlegungen wie z.B. die Sicherheitsbedenken bezüglich unternehmenskritischer Daten in den Hintergrund drängt. Vor allem Microsoft betätigt diesen Hebel intensiv, aber auch die IBM würde ihre Schäfchen lieber in ihrer Cloud sehen. Vordergründig wird mit den reduzierten Kosten für Commodity Services argumentiert, mit schnellerer, weil zentraler Updatefähigkeit, mit dem Segen der Standardisierung. Aus technologischer Sicht stimme ich all dem zu. Im Hintergrund steht aber auch die Bindung des Kunden an die Cloud des Providers, technologisch und ökonomisch. Sicherlich wird manche Standardisierung – und nur mit der sind die niedrigeren Kosten zu erzielen – mit Schmerzen verbunden sein, und manchen Unternehmen wird auffallen, dass sie sich über die Jahre reichlich viel Customizing ihrer Mailfunktionalität zugelegt haben bzw. diese enger als gedacht mit der Applikationslandschaft verwoben ist. Dies betrifft vor allem die Notes Kunden. Unternehmen, die bereits seit Jahren Outlook/Exchange benutzen, fällt der Weg in die Cloud leichter. Bedenklich finde ich allerdings die technologische Bindung an eine proprietäre Cloud. So allgemein und offen der Begriff Cloud auch klingt, die Technik in der jeweiligen Cloud ist proprietär. Der technologische Handlungsspielraum für die Zukunft wird dort wesentlich kleiner sein als in den bisherigen on-premise Environments. Als holistic-net sehen wir in 2014 weitere Assessments und Migrationen auf uns zukommen. Wir sind wohl präpariert, um zumindest optimales Licht in Migrationsvorhaben aller Art zu bringen, und die Migrationen durchzuführen. Und wenn´s dann die Cloud sein soll, dann isses eben die Cloud.